Veiligheid, kwaliteit en duurzaamheid

AgapeBelgium is vandaag AgapeTherapy, AgapeAcademy en AgapeRituals. Onder de noemer ‘Body-mind-spirit-soulwork’ omvatten wij ons aanbod waar we recht doen aan de waarde van lichaams-gericht (psycho)therapeutisch werken, coachen en spiritualiteitsbeleving. We zijn beschermend en blijven kritisch over onze waarden opdat ze belangrijk zijn voor een gezonde groei voor onze klanten en medewerkers, voor ons milieu en ons aanbod. Maar hoe wordt zorgzaamheid, duurzaamheid en kwaliteit georganiseerd in AgapeBelgium? Om hier antwoord op te bieden, nemen je graag mee achter de schermen van AgapeBelgium.

AgapeBelgium gcv wordt geleid door Niek Ghekiere en Stephanie de Bruijckere. Sinds 2011 staan zij aan het hoofd van dit therapie- en opleidingsinstituut en behartigen zij alle belangen en de uitvoering van alle professionele activiteiten. Beide vormen de kern van het dagelijks bestuur en worden geflankeerd door medewerkers die in dienst zijn van AgapeBelgium. Deze medewerkers zullen ondermeer de administratieve taken en de communicatie & marketing van AgapeBelgium op hun nemen.

Zorgzaamheid voor onze klanten en onze medewerkers

Waarden kleuren het milieu in AgapeBelgium

Binnen AgapeBelgium zetten wij 6 waarden centraal: Deskundigheid, creativiteit, liefde, verbinding, verantwoordelijkheid en autonomie. Deze waarden spelen in al onze beslissingen een bepalende rol en werken als een ‘kompas’ en een ‘roer’ tegelijk.  Nadat wij elke waarde hebben gedefinieerd, is elke waarde ook vertaald geweest naar concrete uitvoeringen. Deze waarden hebben wij bijvoorbeeld vertaald naar onze trainers op een manier waarop onze trainers weten wanneer deze waarden het optimaalst tot zijn recht komen, maar ook welk gedrag deze waarden het meest beschadigen. Elk ‘eco-systeem’, zo noemen wij elk onderdeel dat binnen AgapeBelgium actief is (studentengroepen, administratie, marketing, trainersgroepen, ect.), wordt dus geïnspireerd door deze waarden, maar geven ook sturing aan iedereen die binnen AgapeBelgium beweegt. 

Voorbeeld: Definitie voor verbinding (AgapeBelgium)

Zichtbaar zijn en op een afgestemde manier in contact treden met onszelf, elkaar, AgapeBelgium en het universum waarin we groei en bewustwording centraal zetten. ‘In verbinding’ hebben we respect voor de eigenheid, de natuurlijkheid, de humor en de spontaniteit van onszelf, elkaar, AgapeBelgium en het universum. In ‘verbinding’ staat integriteit centraal. Deze integriteit drukt zich uit in eerlijkheid en oprechtheid, niet-omkoopbaar zijn, een intrinsieke betrouwbaarheid, het zeggen wat je doet en doen wat je zegt, het ontbreken van een verborgen agenda, het ontbreken van geveinsde emoties, het je niet laten beïnvloeden door oneigenlijke zaken. ‘In verbinding’ wordt begrenzing aangewend om de integriteit van onszelf, de ander, AgapeBelgium en het universum te bewaren.

Overlegmomenten dragen bij tot een veilig klimaat

Communicatie is belangrijk en zeker in een instituut als AgapeBelgium. Naast formele zakelijke vergaderingen, waar planningen bijvoorbeeld centraal staan, zijn er ook andere overlegmomenten die dienen bij te dragen tot het welvoelen van elk persoon die binnen onze muren beweegt. Zoals het gaat tussen mensen, zijn er die informele gesprekken waar mensen elkaar of ons aanspreken om iets te delen of te over te dragen. Maar er zijn ook tal van formele overlegmomenten die binnen elk ‘ecosysteem’ plaatsvinden. Binnen de langdurige opleidingen zal er bij elke opleidingsgroep een groepsverantwoordelijke gekozen worden. Deze persoon zetelt in een jaarlijkse bijeenkomst waar andere groepsverantwoordelijken samen met (een afgevaardigde van) de directie van AgapeBelgium samen komen om de moeilijkheden, maar ook de krachtbronnen die binnen hun groep aanwezig zijn bespreekbaar te maken. Elke student heeft een individuele evaluatie na elk jaar en kan altijd een tussentijdse evaluatie aanvragen. Deze overlegmomenten zullen bijdragen tot afstemming en geven iedereen de mogelijkheid om hun grieven, maar ook hun dankbaarheid uitdrukking te geven. Ze zullen de basis vormen voor vernieuwing, voor groei en vergroten de betrokkenheid onderling en onze dienstbaarheid naar iedereen die actief is binnen AgapeBelgium.

Openheid stimuleert kwaliteit

Kwaliteit ‘meten’ is niet altijd even eenvoudig, gezien het een vertaling is van een beleving in een cijfer. Maar ‘dit cijfer’ geeft ons wel een duidelijkheid naar hoe belangrijk een bepaald onderdeel van onze service is voor iemand en hoe die dienstverlening is overgekomen bij de ander.

Wanneer iemand deelneemt aan een programma van AgapeAcademy, zal deze persoon na afloop gevraagd worden om deze training op verschillende items te evalueren. Maar naast een numerieke evaluatie zijn er ook individuele verslagleggingen waar wij op de hoogte worden gesteld over de belevingen en de ervaringen van de deelnemer. Ook wordt er van elke trainer een verslaglegging verwacht waarbij hij/zij, samen met de assistenten die aanwezig zijn, de observaties van elke deelnemer registreert. Deze verslagleggingen, samen met de evaluatiemomenten geven ons een groot veld van mogelijkheden om niet alleen de veiligheid te bewaken, maar ook de kwaliteit van onze programma’s te garanderen.

Hierbij een overzicht van de verschillende ‘instrumenten’ die wij hanteren binnen AgapeBelgium:

• De deontologische code én een juridisch bindend document waarin de waarden van AgapeBelgium staan beschreven, zijn een belangrijk onderdeel van elke samenwerkingsovereenkomst tussen de trainer(s) en AgapeBelgium.
• Motivatiebrief- & gesprekken
• Project Evaluatieformulier (PEF)
• Individuele verslagleggingen
• Opleidingsjaarverantwoordelijkenraad
• Observatie- & registratiedossiers
• Eindevaluaties

Opmerkingen, conflicten en klachten

Ja, wij zijn een organisatie die vanuit zijn ambitie en zijn waarden groeit en mogelijkheden blijft creëren die groei stimuleren. Maar werken met mensen is soms ook omgaan met moeilijkheden. Geen enkele organisatie is perfect, maar elke organisatie dient wel instrumenten te hebben om te streven naar schoonheid en effectiviteit. Om tegemoet te komen aan mogelijke problemen die mensen kunnen ervaren in hun tijd hier in AgapeBelgium, staan onze deuren altijd open om opmerkingen, conflicten of klachten te horen en te behandelen.

Opmerkingen zijn deze aanmerkingen die het functioneren binnen AgapeBelgium kan vergemakkelijken. Deze opmerkingen kunnen mondeling aan ons worden overgebracht, per mail of telefonisch. Opmerkingen worden besproken in het dagelijks bestuur, geëvalueerd en al dan niet gevolg aan gegeven. Indien de aard van de opmerking het nodig acht om de persoon hiervan op de hoogte te brengen wat wij hebben besloten, dan zal dit vaak via hetzelfde communicatiekanaal terug gekoppeld worden.

Conflicten kunnen ook aan bod komen. Hiervoor hebben we verschillende opties om deze te beantwoorden. Al naar gelang de aard en de urgentie, beantwoorden wij deze conflicten altijd binnen de context waar wij verwachten dat deze het meest effectief zullen zijn als ze behandeld worden. Conflicten worden ons mondeling of per mail overgemaakt. Ook deze worden besproken binnen het dagelijks bestuur, waarbij een plan van aanpak zal worden voorgesteld aan de persoon of de personen die in conflict zijn. In uiterste gevallen kunnen we beroep doen op een professionele mediator die kan bemiddelen in deze conflicten.

Klachten zijn schriftelijke beschrijvingen die een weergave geven van een situatie waarbij iemand een groepsgebeuren of begeleidingsgebeuren als dusdanig ervaart dat hij/zij niet meer kan functioneren in deze setting. De vraag naar een adequate oplossing is vervolgens noodzakelijk en kan via een schriftelijke klacht met urgentie behandeld worden. Het dagelijks bestuur neemt deze klacht als eerste op en zal vervolgens ook hier een plan uitwerken om de persoon en de situatie tegemoet te komen met als doel herstel te creëren. Het is in deze materie niet vreemd dat wij beroep doen op een professionele bemiddelaar die de klacht en de betrokken partijen op een ‘neutrale grond’ zal begeleiden.

Vertrouwenspersoon

AgapeBelgium werkt samen met een extern vertrouwenspersoon, Bart Verheyen. Als professioneel bemiddelaar en als vertrouwenspersoon kan hij de geschikte persoon zijn die jouw verhaal aanhoort en vrijblijvend advies kan geven. Bart Verheyen, die gebonden is aan zijn beroepsgeheim, kan twee soorten interventies plegen na het horen van jouw verhaal. Elke interventie is erop gericht om een oplossing te vinden in een vertrouwelijk en discreet kader:

Informele interventie:

• U wenst enkel een luisterend oor en advies. Het kan hier gaan over een of meerdere gesprekken met de vertrouwenspersoon.
• U wenst dat de vertrouwenspersoon contact opneemt met iemand in de organisatie, die mee zou kunnen helpen om het probleem aan te pakken.
• U vraagt de vertrouwenspersoon om een verzoeningsproces op te starten.

Formele interventie

De vertrouwenspersoon kan ook een formeel verzoek in ontvangst nemen. De directie van AgapeBelgium wordt hierbij schriftelijk op de hoogte gesteld van uw psychosociale belasting waarna een analyse van de situatie wordt gemaakt met de vraag om passende maatregelen te treffen.

Een formele interventie kan ook plaatsvinden wanneer u het informele proces hebt doorlopen en niet tevreden bent over het resultaat. Het kan in die gevallen zo zijn dat de vertrouwenspersoon ook gaat bemiddelen of een geschikte bemiddelaar aanstelt om het proces te begeleiden.

Bart Verheyen is te contacteren telefonisch op +32 475 57 36 12 of per email op bart.verheyen10@telenet.be

Adviesraad

Om alles in goede banen te leiden, kan het dagelijks bestuur van AgapeBelgium beroep doen op de adviesraad. Deze informele, maar heel betrokken, groep van experts uit verschillende disciplines staat ons bij met raad en daad indien nodig. In de adviesraad van AgapeBelgium zetelen o.a. communicatie-experts, mediators, psychologen, kunstenaars, ondernemers, lichaamsgerichte psychotherapeuten en een psychiater. 

Zorgzaamheid voor ons milieu

Samen met velen steunen wij verschillende acties die gericht zijn op een duurzaam klimaat en een gezond milieu. Het forum signformyfuture.be krijgt bvb al onze steun, maar ook acties zoals de klimaatprotesten van de jongeren of manifestaties tegen olie-uitbating zullen wij motiveren. En indien nodig nemen wij het heft in handen en gaan we met de directie van grootbanken praten en onderhandelen over hun investeringen in vervuilende producten, zoals wij ook hebben gedaan voor de Dakota Access Pipe Line (DAPL) en de ING-bank.

Ook de ecologische voetafdruk van AgapeBelgium nemen wij ernstig. Sinds 2014 hebben wij onze uitstoot van broeikasgassen met 80% kunnen terugdringen door gebruik te maken van warmtepompen en zonnepanelen. Wij recycleren grondig en investeringen worden afgewogen in functie van het milieu en duurzaamheid. AgapeBelgium is gehuisvestigd in Koolskamp, in een groene oase, waar wij onze klanten met plezier laten verpozen in een tuin die met de meeste zorg en kennis is aangelegd en wordt onderhouden door een man die wij oprecht ‘de grootvader van de aarde, de bloemen, struiken en bomen’ noemen.

Zorgzaamheid voor ons aanbod

Wij beschouwen onze programma’s als heel waardevolle en bijzondere creaties die gezondheid, verbinding en bewustwording stimuleren. Sommige van deze methodes zijn nieuw en werden ontwikkeld in de schoot van een team van onderzoekers. Andere van deze werkvormen zijn zo oud, dat enkel oude verhalen vertellen hoe ze ‘geboren’ zijn en ‘gevoed dienen te worden’. Gezien de grote effectiviteit van al onze programma’s streven wij er steeds naar die mensen uit te nodigen die een kunstenaar zijn geworden in het dragen van deze programma’s. Binnen AgapeBelgium d(r)agen wij dit meesterschap uit door alle trainers te vragen hun kennis en technieken te onderbouwen, te illustreren en te onderzoeken. Wij vragen hen om hun specialiteit over te dragen op deze manier waardoor iedereen met zorgzaamheid, kennis, toewijding én liefde deze werkvorm(en) kan integreren in hun dagelijkse (professionele) leven.